Respuesta rápida
Antes del primer día de pago: obtenga un Número de Identificación del Empleador federal (Employer Identification Number, EIN), inscríbase en el Departamento de Hacienda de Carolina del Norte (NCDOR) para las retenciones, abra una cuenta de seguro de desempleo estatal con la División de Seguridad del Empleo de Carolina del Norte (NC Division of Employment Security) y pida a su nuevo empleado el Formulario W-4, el Formulario NC-4 y el Formulario I-9. Después, reporte la contratación al Directorio de Nuevas Contrataciones de Carolina del Norte (North Carolina New Hire Directory).
Paso a paso
- 1.Obtenga un EIN. Solicítelo gratis al IRS (Servicio de Impuestos Internos). Lo usará en las declaraciones de nómina.
- 2.Inscríbase para las retenciones de Carolina del Norte. Use la inscripción de negocios en línea del NCDOR (o el Formulario NC-BR) para obtener su número de cuenta de retenciones.
- 3.Abra su cuenta de seguro de desempleo. Cree una cuenta en NCSUITS, el sistema de impuestos del seguro de desempleo de la División de Seguridad del Empleo de Carolina del Norte.
- 4.Reúna los formularios de nueva contratación.
- Formulario W-4 para la retención federal
- Formulario NC-4 (o NC-4 EZ) para la retención de Carolina del Norte
- Formulario I-9 para verificar la identidad y la autorización para trabajar (obligatorio para cada contratación)
- 5.Reporte la nueva contratación. Las leyes federales y estatales exigen que los empleadores reporten a los empleados nuevos y recontratados al Directorio de Nuevas Contrataciones de Carolina del Norte (ncnewhires.com).
- 6.Revise el seguro de compensación para trabajadores (workers' compensation). En general, los negocios de Carolina del Norte con tres o más empleados deben tener seguro de compensación para trabajadores. Algunos negocios lo necesitan con menos empleados, así que revise las reglas de la Comisión Industrial de Carolina del Norte (NC Industrial Commission) para su industria.
¿Quiere que lo hagamos por usted? Dejamos lista su nómina y sus inscripciones antes del primer día de pago.
Qué pasa cada día de pago
- Retener el impuesto federal sobre los ingresos, el Seguro Social y Medicare, y el impuesto sobre los ingresos de Carolina del Norte
- Depositar los impuestos retenidos según el calendario que le corresponde
- Guardar registros del pago, las horas y las retenciones
Declaraciones durante el año
| Declaración | Cuándo |
|---|---|
| Formulario 941, declaración federal trimestral de nómina | CuándoA más tardar el último día del mes siguiente al cierre de cada trimestre |
| Declaraciones y pagos de retenciones de Carolina del Norte | CuándoSegún el calendario que corresponde a su negocio |
| Informe Trimestral de Impuestos y Salarios (Quarterly Tax and Wage Report) del seguro de desempleo estatal | CuándoCada trimestre, a través de NCSUITS |
| Formulario W-2 a los empleados | CuándoA más tardar el 31 de enero (el siguiente día hábil si cae en fin de semana) |
Guarde los registros de impuestos de empleo por lo menos 4 años.
Errores comunes la primera vez
- Pagarle a alguien como contratista cuando debería ser empleado
- No hacer un depósito o no cumplir una fecha límite trimestral
- Olvidar reportar la contratación o pedir el I-9
- No inscribirse con el estado antes de la primera nómina
Fuentes oficiales
- IRS, Hiring employees (en inglés)
- IRS, Obtener un número de identificación del empleador (EIN)
- IRS Publication 15 (en inglés)
- NCDOR, Register a business (en inglés)
- NCDOR, Withholding tax (en inglés)
- NC Division of Employment Security, Employers (en inglés)
- NC New Hire Directory (en inglés)
- NC Industrial Commission, Employer information (en inglés)
Esta guía es información general, no es asesoría para su situación específica. Las reglas de impuestos cambian; consulte con nosotros o con la fuente oficial antes de actuar.